Frecuentemente las herramientas de las nuevas plataformas de gestión deben sustituir otras aplicaciones anteriores cuyos datos deben ser trasladados al nuevo modelo de gestión, permitiendo al menos su consulta. Algunas migraciones típicas son las de los datos de antiguas aplicaciones de registro, gestión documental, gestión de expedientes o archivo.
Para ello se elabora un plan de migración estudiando los modelos de datos de las aplicaciones a sustituir y construyendo las herramientas que permitan realizar el proceso de traspaso de una forma totalmente automatizada para facilitar la transición entre sistemas en dos fases, una primera de prueba y la segunda definitiva.