Modelado de Procedimientos

Una vez obtenido el inventario de procedimientos administrativos de la organización, fruto de un proceso previo de consultoría y normalización, es conveniente el modelado de cada uno de los procedimientos identificados, o al menos de aquellos cuyo esquema de tramitación se reproduzca de forma sistemática y similar.

La primera tarea, si no se ha realizado ya durante el proceso previo de normalización, es la definición de la ficha descriptiva con toda la información que los interesados necesitan conocer y en el formato que se haya establecido, de forma que el procedimiento se encuentre perfectamente identificado y definido.

El proceso de modelado de un procedimiento permitirá identificar y definir todos aquellos trámites necesarios para dar cobertura a la mayor parte de los actos administrativos necesarios para dar el tratamiento oportuno a todos los asuntos que sean de su competencia, así como establecer las reglas que condicionarán su ejecución en el tiempo y su finalización.

Los circuitos de tramitación que se definan actuarán como asistentes que guiarán a los usuarios en las tareas que es preciso llevar a cabo en cada momento y como consecuencia del resultado de las actuaciones previas y de la naturaleza de cada asunto. No obstante, el modelo de gestión de OpenCERTIAC prevé la posibilidad de introducir un trámite no previsto en cualquier momento, pues es imposible prever todas las posibilidades y aunque lo fuera no sería práctico, por lo que hay que permitir siempre que el que sabe, que es la persona que está utilizando la herramienta para la labor que le ha sido encomendada, pueda actuar de la forma que precise cuando lo considere oportuno.

Otros beneficios del modelado de procedimientos son la movilidad laboral, las sustituciones temporales, la uniformidad de criterios, la agilidad de los procesos sistemáticos, etc.