Normalización

Otro aspecto sobre el que es preciso trabajar es la normalización de todos aquellos elementos que desempeñan un papel clave en el nuevo sistema de gestión, especialmente aquellos cuya unicidad e integridad debe ser preservada en el tiempo. Para ordenar los procesos de gestión es imprescindible realizar un proceso de normalización previo.

Un ejemplo típico suele ser la normalización de terceros y territorio. Sucede con mas frecuencia de lo que podría parecer, que los terceros y las direcciones se guardan en las bases de datos como texto libre sin normalizar, es decir, sin separar nombre y apellidos o el tipo de vía, nombre de la vía, número, planta, puerta, letra, etc.

Esto no permite la unicidad del dato ni la posibilidad de establecer relaciones, con lo que tampoco se puede obtener toda la información relacionada con una persona o con una dirección o elemento del territorio. Esta normalización debe comenzar en el propio registro de entrada.

También es muy conveniente unificar, normalizar e inventariar plantillas, instancias, procedimientos, trámites, circuitos de tramitación, etc.